Un nuevo enfoque para las solicitudes de financiación: mejores decisiones con FAIRPLAID Match
Solicitudes de patrocinio, solicitudes de subvenciones, peticiones de donaciones, justificantes y consultas: quien se dedica a organizar iniciativas de compromiso social conoce bien este reto. Las solicitudes llegan a través de distintos canales, falta información, las decisiones deben coordinarse internamente y hay que gestionar los presupuestos al mismo tiempo.
Lo que en realidad debería tener un impacto, acaba generando rápidamente una gran carga administrativa.
Precisamente para eso hemos desarrollado FAIRPLAID Match.
Más consultas. Menos trabajo manual. Mejores decisiones.
FAIRPLAID Match agrupa todo el proceso de subvención en una única plataforma: desde la presentación estructurada de la solicitud, pasando por la evaluación y la resolución, hasta la comunicación, la gestión presupuestaria y el seguimiento.
Cuando una ayuda se convierte en un trámite administrativo
Muchas empresas, fundaciones, ayuntamientos y organizaciones de financiación ya cuentan con objetivos de financiación claros, directrices de patrocinio o prioridades sociales.
El reto suele surgir a la hora de ponerlo en práctica.
¿Se ajusta una solicitud a nuestros objetivos? ¿Se dispone de toda la información relevante? ¿Qué tipo de apoyo es el más adecuado? ¿A quién hay que involucrar a nivel interno? ¿De qué presupuesto disponemos aún? ¿Se han presentado los justificantes acordados?
Si esta información se encuentra dispersa en buzones de correo electrónico, hojas de cálculo de Excel, archivos PDF y archivos personales, se genera una gran carga de trabajo manual. Al mismo tiempo, resulta más difícil tomar decisiones de forma coherente y transparente.
FAIRPLAID Match reúne todo este proceso en un único lugar.
El perfil de financiación de la IA refleja la estrategia de financiación propia
Un componente fundamental de FAIRPLAID Match es el perfil de desarrollo de la IA.
Durante el proceso de incorporación, se guía a las organizaciones a través de un cuestionario estructurado. En él se definen, entre otras cosas, los objetivos de financiación, los grupos destinatarios, las prioridades regionales, los ámbitos temáticos, los criterios de exclusión y las formas de cooperación preferidas.
Además, se pueden archivar las directrices de patrocinio, las normas de financiación u otros documentos relevantes existentes.
A partir de esta información se elabora un perfil de apoyo personalizado, que sirve de base para la evaluación, basada en la inteligencia artificial, de las nuevas solicitudes.
El perfil sigue siendo flexible. Los criterios, las prioridades y los ejes principales pueden adaptarse en cualquier momento. De este modo, FAIRPLAID Match evoluciona al mismo tiempo que la propia estrategia de financiación.
De la consulta a la recomendación concreta de actuación
Cuando se recibe una nueva solicitud, FAIRPLAID Match la evalúa en función del perfil de financiación individual.
El punto central es una recomendación concreta de actuación:
¿Qué se solicitó y cómo debía tratarse la solicitud?
Además, FAIRPLAID Match clasifica la solicitud en función de diversos criterios, por ejemplo:
Tema
Público objetivo
Carácter regional
forma de cooperación adecuada
posibles criterios de exclusión
Indicaciones de posibles contradicciones
También se puede evaluar cuál es la forma más adecuada de colaboración. Dependiendo de la solicitud, puede que, por ejemplo, el patrocinio clásico resulte más adecuado que una donación, una aportación en especie u otra forma de apoyo.
De este modo, no solo se obtiene una puntuación, sino también una base para la toma de decisiones que permite comprender el proceso.
La IA se encarga de la preparación. La decisión la toma el ser humano.
¿Le gustaría ver cómo FAIRPLAID Match se adapta a sus propios criterios de financiación?
Descubra FAIRPLAID Match
Las buenas valoraciones empiezan con una buena información
Para poder evaluar las solicitudes de forma fundamentada, es necesario que la información relevante esté organizada de forma estructurada.
Por eso, FAIRPLAID Match ofrece una plantilla para el formulario de solicitud. Está diseñada de tal forma que se solicitan los datos relevantes para una clasificación lo más válida posible.
Las organizaciones no tienen por qué empezar de cero.
El formulario se puede personalizar. Se pueden añadir o modificar preguntas propias, campos obligatorios y requisitos.
Cuanto más completa sea la información disponible, mejor podrá FAIRPLAID Match clasificar una solicitud.
FAIRPLAID Match funciona también sin la evaluación de la IA
No todas las organizaciones desean preparar las decisiones sobre subvenciones con el apoyo de la IA desde el principio.
Por eso, FAIRPLAID Match también se puede utilizar independientemente de una evaluación detallada mediante IA.
La plataforma también funciona como una solución centralizada de gestión para las solicitudes de ayudas, patrocinios y donaciones. Las solicitudes pueden registrarse de forma estructurada, tramitarse internamente, comentarse, resolverse y documentarse a largo plazo.
Por lo tanto, FAIRPLAID Match resulta adecuado tanto para organizaciones que deseen seguir desarrollando sus procesos con el apoyo de la inteligencia artificial, como para equipos que, en un primer momento, quieran digitalizar y centralizar su gestión actual de solicitudes.
Una plataforma de promoción propia con una imagen corporativa propia
FAIRPLAID Match no es solo un sistema de gestión interno.
Cada organización dispone de su propia plataforma, a través de la cual los solicitantes pueden presentar sus solicitudes y comunicarse con la organización financiadora.
La plataforma se puede adaptar a la imagen corporativa correspondiente. Entre otras cosas, esto incluye:
una URL propia
el logotipo propio
colores corporativos personalizados
Contenidos propios e información sobre ayudas
un formulario de solicitud adaptado a cada caso
De este modo, los solicitantes disponen de una oferta integral con la imagen corporativa de la organización correspondiente.
Gestionar de forma centralizada las nuevas solicitudes y las colaboraciones existentes
FAIRPLAID Match no solo es adecuado para nuevas solicitudes de financiación.
Las colaboraciones ya existentes con asociaciones, iniciativas y otras organizaciones también pueden integrarse en la plataforma.
Los socios actuales pueden incorporarse a través de enlaces de invitación personalizados. De este modo, en el futuro también se podrán gestionar de forma centralizada las relaciones de patrocinio y financiación en curso.
Poco a poco se va completando una visión general de las nuevas solicitudes, las colaboraciones existentes y las decisiones tomadas anteriormente.
Menos correos electrónicos, Excel y conciliaciones manuales
Una vez presentada la solicitud, suele comenzar la parte más laboriosa del proceso.
Las consultas, los documentos, las coordinaciones internas, las autorizaciones y las justificaciones deben coordinarse.
En FAIRPLAID Match, cada solicitud se asocia a un expediente central. En él se agrupan la información, los documentos, las comunicaciones, las decisiones y los pasos siguientes.
De este modo, los equipos disponen de la misma información y ya no tienen que buscar en diferentes hilos de correo electrónico o listas de Excel.
También se centralizará la comunicación con los solicitantes.
Los correos electrónicos recurrentes se pueden enviar de forma automática. De este modo, se pueden gestionar de forma uniforme, por ejemplo, las confirmaciones y las denegaciones, la información sobre el estado de los trámites o las solicitudes de documentación adicional.
Tener siempre a la vista los presupuestos
Las decisiones sobre subvenciones son siempre también decisiones presupuestarias.
En FAIRPLAID Match se pueden crear diferentes fondos presupuestarios, por ejemplo, para áreas temáticas, regiones, ubicaciones, programas de financiación o ejercicios fiscales.
Las solicitudes aprobadas se asignan directamente al presupuesto correspondiente.
En lugar de gestionar los presupuestos de forma paralela en Excel, los responsables pueden ver en todo momento qué fondos ya se han asignado y qué presupuestos siguen disponibles.
¿Para quién es adecuado FAIRPLAID Match?
FAIRPLAID Match está dirigido a empresas, fundaciones, ayuntamientos y otras organizaciones de financiación que reciben regularmente solicitudes de financiación, patrocinio o donaciones.
La plataforma resulta especialmente relevante para las organizaciones que
involucrar a varios responsables en la toma de decisiones,
decidir según criterios fijos de financiación o patrocinio,
gestionar diferentes presupuestos,
coordinar numerosas consultas y documentación,
desean documentar de forma centralizada las colaboraciones existentes.
Con el apoyo de la IA, pero con decisiones que siguen siendo humanas
FAIRPLAID Match no pretende automatizar las decisiones ni sustituir a los responsables.
La plataforma organiza la información, procesa las consultas y ayuda a tomar decisiones de forma más rápida y transparente.
La responsabilidad recae siempre en las personas que forman parte de la organización.
Además, FAIRPLAID Match cumple con el RGPD y está diseñado para gestionar de forma estructurada y segura los procesos de financiación sensibles.
Una plataforma para todo el proceso de financiación
Con FAIRPLAID Match se agrupan tareas que, en la actualidad, suelen estar repartidas entre distintos sistemas.
Las solicitudes se registran de forma estructurada, se recogen los criterios de financiación propios, se preparan las decisiones, se gestionan los presupuestos, se centraliza la comunicación y se documentan las colaboraciones existentes.
Menos tiempo dedicado a buscar, clasificar y transferir datos. Más tiempo para plantearse qué colaboraciones se adaptan realmente a la propia organización y dónde la financiación puede tener mayor impacto.
Descubre FAIRPLAID Match
¿Desea gestionar sus solicitudes de ayudas, patrocinios o donaciones de forma más clara, uniforme y eficiente?
En una demostración personalizada, le mostraremos cómo puede crear su propia plataforma de ayudas con FAIRPLAID Match, definir sus criterios de concesión y organizar de forma centralizada los procesos existentes.
Más información y descubre FAIRPLAID Match:
https://match.fairplaid.com/